Privacyverklaring e-sportfolio.nl

Laatst bijgewerkt: 30 september 2026

e-sportfolio.nl hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website e-sportfolio.nl en het e-sportfolioplatform dat via deze website wordt aangeboden.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

e-sportfolio.nl wordt aangeboden door:

INCITE
KvK-nummer: 39073606
E-mail: zie contactformulier

Hierna genoemd: e-sportfolio.

Voor persoonsgegevens die wij voor onze eigen bedrijfsvoering verwerken, zoals contactgegevens, abonnementsgegevens en facturatiegegevens, is e-sportfolio verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een sportvereniging, sportclub, opleidingsorganisatie of andere organisatie e-sportfolio gebruikt voor het beheren van portfolio’s van trainers, coaches of cursisten, bepaalt deze organisatie in beginsel voor welk doel persoonsgegevens binnen het portfolio worden verwerkt. In die situatie is de betreffende organisatie verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt e-sportfolio de gegevens namens deze organisatie.

2. Wat is e-sportfolio?

e-sportfolio is een online platform voor het begeleiden, vastleggen en beoordelen van de ontwikkeling van trainers en coaches.

Sportverenigingen en opleidingsorganisaties kunnen het platform onder andere gebruiken voor:

• trainersopleidingen;
• persoonlijke e-portfolio’s;
• portfolio-opdrachten;
• kerntaken en werkprocessen;
• bewijsstukken;
• trainingen;
• wedstrijden;
• reflecties;
• feedback;
• beoordelingen;
• voortgangsregistratie.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens worden verwerkt, hangt af van de manier waarop u e-sportfolio gebruikt.

Accountgegevens

Wanneer voor u een account wordt aangemaakt, kunnen wij onder andere verwerken:

• voor- en achternaam;
• e-mailadres;
• gebruikersnaam;
• wachtwoord in beveiligde vorm;
• gebruikersrol;
• vereniging of organisatie;
• opleiding of opleidingsgroep;
• accountstatus;
• datum waarop het account is aangemaakt;
• laatste login en technische accountinformatie.

Portfolio- en opleidingsgegevens

Wanneer u het e-portfolio gebruikt, kunnen onder andere worden verwerkt:

• gevolgde opleiding;
• kerntaken;
• werkprocessen;
• leerdoelen;
• portfolio-opdrachten;
• voortgang;
• ingediende opdrachten;
• beoordelingen;
• feedback;
• observaties;
• ontwikkelpunten;
• reflecties;
• data van activiteiten;
• afronding van opleidingsonderdelen.

Trainingen en wedstrijden

Wanneer trainingen of wedstrijden onderdeel zijn van het portfolio, kunnen onder andere worden verwerkt:

• trainingsgegevens;
• trainingsplannen;
• oefeningen;
• wedstrijdgegevens;
• wedstrijdverslagen;
• scoreformulieren;
• evaluaties;
• reflecties zoals:
  • wat ging goed;
  • wat kon beter;
  • wat heb ik geleerd.

Bewijsstukken

Gebruikers kunnen, afhankelijk van de inrichting van een opleiding, bewijsstukken toevoegen zoals:

• documenten;
• PDF-bestanden;
• afbeeldingen;
• foto’s;
• video’s;
• videolinks;
• observatieformulieren;
• certificaten;
• presentaties;
• trainingsplannen;
• wedstrijdformulieren;
• andere opleidingsdocumenten.

Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten van de gebruiker en in sommige gevallen van andere personen.

Gebruikers en organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het uitsluitend toevoegen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het portfolio.

Feedback en beoordelingen

Praktijkbegeleiders, leercoaches, beoordelaars en opleidingscoördinatoren kunnen gegevens toevoegen zoals:

• feedback;
• opmerkingen;
• observaties;
• beoordelingsresultaten;
• beoordelingen per criterium;
• goedkeuringen;
• verzoeken om aanvulling;
• datum van beoordeling;
• naam van de beoordelaar.

Contactgegevens

Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer indien verstrekt;
• organisatie;
• inhoud van het bericht;
• eventuele correspondentie.

Abonnements- en facturatiegegevens

Wanneer een organisatie klant wordt van e-sportfolio kunnen wij verwerken:

• naam van de organisatie;
• contactpersoon;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• factuurgegevens;
• KvK-gegevens;
• btw-gegevens;
• abonnementsgegevens;
• betaalstatus;
• facturen en betalingsadministratie.

Technische gegevens

Bij gebruik van de website en het platform kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres;
• browser;
• apparaattype;
• besturingssysteem;
• datum en tijd van toegang;
• bezochte onderdelen;
• foutmeldingen;
• beveiligingslogs.

Deze gegevens worden onder andere gebruikt om het platform goed en veilig te laten functioneren.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor duidelijk omschreven doeleinden.

Aanbieden van het platform

Persoonsgegevens worden verwerkt om:

• gebruikersaccounts aan te maken;
• gebruikers te laten inloggen;
• portfolio’s beschikbaar te stellen;
• opleidingen te beheren;
• opdrachten te kunnen uitvoeren;
• bewijsstukken vast te leggen;
• voortgang te tonen;
• feedback en beoordelingen mogelijk te maken.

Uitvoering van trainersopleidingen

Binnen een opleiding kunnen persoonsgegevens worden verwerkt om:

• ontwikkeling van een trainer of coach vast te leggen;
• opdrachten te beoordelen;
• praktijkervaring aan te tonen;
• feedback te geven;
• voortgang te volgen;
• werkprocessen of opleidingsonderdelen af te ronden.

Wanneer e-sportfolio hiervoor namens een vereniging of opleidingsorganisatie persoonsgegevens verwerkt, gebeurt dit in opdracht van die organisatie.

Communicatie

Wij gebruiken contactgegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• ondersteuning te bieden;
• gebruikers te informeren over het platform;
• noodzakelijke serviceberichten te verzenden.

Administratie en facturatie

Wij verwerken administratieve gegevens voor:

• abonnementen;
• facturatie;
• betalingen;
• financiële administratie;
• wettelijke administratieve verplichtingen.

Beveiliging en technisch beheer

Technische gegevens kunnen worden gebruikt voor:

• beveiliging van accounts;
• voorkomen en onderzoeken van misbruik;
• foutopsporing;
• onderhoud;
• beschikbaarheid van het platform;
• het maken en herstellen van back-ups.

5. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer een organisatie gebruikmaakt van e-sportfolio verwerken wij gegevens die noodzakelijk zijn om de overeengekomen dienstverlening te leveren.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij bewaren om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang, bijvoorbeeld:

• beveiliging van het platform;
• voorkomen van fraude en misbruik;
• technisch beheer;
• verbeteren van de betrouwbaarheid van de dienstverlening.

Hierbij wegen wij het belang van e-sportfolio af tegen de privacybelangen van de betrokken personen.

Toestemming

Wanneer verwerking alleen met toestemming mag plaatsvinden, vragen wij vooraf toestemming. Een gegeven toestemming kan weer worden ingetrokken.

Wanneer e-sportfolio persoonsgegevens namens een sportvereniging of opleidingsorganisatie verwerkt, is deze organisatie verantwoordelijk voor het vaststellen van de juiste grondslag voor die verwerking.

6. Verantwoordelijkheid van sportverenigingen en organisaties

Een vereniging of organisatie die e-sportfolio gebruikt bepaalt doorgaans:

• welke gebruikers een account krijgen;
• welke opleidingen worden aangeboden;
• welke opdrachten moeten worden uitgevoerd;
• welke bewijsstukken nodig zijn;
• welke begeleiders toegang krijgen;
• welke gegevens binnen het portfolio worden verwerkt;
• hoe lang een portfolio beschikbaar moet blijven.

De vereniging of organisatie is in die situatie verantwoordelijk voor een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens.

e-sportfolio verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening en volgens de afspraken met de betreffende organisatie.

Waar nodig worden hierover afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

7. Rollen en toegangsrechten

Binnen e-sportfolio kunnen verschillende gebruikersrollen bestaan, bijvoorbeeld:

• trainer of cursist;
• praktijkbegeleider;
• leercoach;
• beoordelaar;
• opleidingscoördinator;
• verenigingsbeheerder;
• systeembeheerder.

Gebruikers krijgen alleen toegang tot de informatie die past bij hun rol en de organisatie of cursisten waaraan zij zijn gekoppeld.

Een praktijkbegeleider kan bijvoorbeeld toegang hebben tot de portfolio’s van toegewezen trainers, maar niet automatisch tot de portfolio’s van andere gebruikers.

8. Gegevens over andere personen

Een portfolio kan documenten, foto’s, video’s, wedstrijdinformatie of andere bewijsstukken bevatten waarop ook andere personen voorkomen.

Wij vragen gebruikers om hierbij zorgvuldig om te gaan met de privacy van anderen.

Voeg geen persoonsgegevens van andere personen toe wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor het doel van de opleiding.

Dit geldt in het bijzonder voor:

• spelers;
• jeugdspelers;
• ouders;
• mede-trainers;
• tegenstanders;
• officials.

De organisatie die het portfolio gebruikt is verantwoordelijk voor het bepalen of deze gegevens mogen worden verwerkt.

9. Bijzondere persoonsgegevens

e-sportfolio is niet bedoeld voor het structureel vastleggen van bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, gegevens over gezondheid, religie of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens, tenzij hiervoor een duidelijke noodzaak en geldige wettelijke basis bestaat.

Wij verzoeken gebruikers dergelijke informatie niet in vrije tekstvelden, documenten, video’s of andere bewijsstukken op te nemen wanneer dit niet noodzakelijk is voor de opleiding.

10. Foto’s en video’s

Binnen sommige trainersopleidingen kan foto- of videomateriaal worden gebruikt als bewijsstuk.

Video kan bijvoorbeeld worden gebruikt om:

• een training te beoordelen;
• coachgedrag te analyseren;
• een wedstrijdsituatie te bespreken;
• feedback van een praktijkbegeleider mogelijk te maken.

Wanneer op beeldmateriaal andere personen herkenbaar zijn, moet de vereniging of organisatie beoordelen of het materiaal rechtmatig binnen het portfolio kan worden gebruikt.

e-sportfolio publiceert portfoliofoto’s of -video’s niet automatisch openbaar.

11. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door partijen die wij nodig hebben voor het aanbieden van onze dienstverlening, bijvoorbeeld:

• hostingproviders;
• technische beheerders;
• e-mailproviders;
• back-updiensten;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
• betalingsdienstverleners;
• leveranciers van noodzakelijke software.

Wanneer deze partijen persoonsgegevens namens ons verwerken, maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

12. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, voor zover de AVG dit vereist.

13. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Portfolio’s en accounts

Portfolio- en accountgegevens worden in beginsel bewaard zolang de betreffende organisatie gebruikmaakt van e-sportfolio en zolang het portfolio voor de opleiding of organisatie noodzakelijk is.

Na beëindiging van een overeenkomst worden gegevens verwijderd of aan de organisatie beschikbaar gesteld volgens de afspraken die met de betreffende organisatie zijn gemaakt.

Contactaanvragen

Correspondentie en contactgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het beantwoorden en opvolgen van de vraag.

Financiële administratie

Gegevens waarvoor een wettelijke fiscale bewaarplicht geldt, worden gedurende de wettelijk voorgeschreven periode bewaard.

Technische gegevens

Technische logs en beveiligingsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging, beheer en onderzoek van incidenten.

Back-ups kunnen gedurende een beperkte aanvullende periode gegevens bevatten voordat deze automatisch worden overschreven.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste wijziging;
• ongeoorloofde openbaarmaking;
• misbruik.

Voorbeelden van maatregelen kunnen zijn:

• beveiligde verbindingen;
• toegangscontrole;
• gebruikersrollen en rechten;
• beveiligde wachtwoordopslag;
• back-ups;
• software-updates;
• logging en monitoring;
• beperking van beheertoegang.

Omdat geen enkel digitaal systeem volledige veiligheid kan garanderen, blijven wij onze beveiligingsmaatregelen evalueren en waar nodig verbeteren.

15. Wachtwoorden

Wachtwoorden worden niet als leesbare tekst opgeslagen.

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met hun inloggegevens.

Deel een wachtwoord niet met anderen en neem contact met ons of de beheerder van uw organisatie op wanneer u vermoedt dat iemand anders toegang tot uw account heeft gekregen.

16. Cookies

e-sportfolio.nl kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website en het platform goed te laten functioneren.

Functionele cookies kunnen bijvoorbeeld noodzakelijk zijn voor:

• inloggen;
• beveiliging;
• sessiebeheer;
• het onthouden van instellingen.

Wanneer wij niet-noodzakelijke cookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, vragen wij hiervoor vooraf toestemming.

Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring.

17. Geautomatiseerde besluitvorming

e-sportfolio neemt geen besluiten met aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

Beoordelingen van trainers en cursisten worden uitgevoerd door daarvoor bevoegde personen binnen de vereniging of opleidingsorganisatie.

Automatisch berekende voortgangspercentages zijn uitsluitend een weergave van geregistreerde gegevens en vormen op zichzelf geen formele beoordeling van een cursist.

18. Uw privacyrechten

Afhankelijk van uw situatie heeft u onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van bepaalde persoonsgegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Wanneer uw account onderdeel is van een opleiding van een sportvereniging of organisatie, kan het nodig zijn uw verzoek bij die organisatie in te dienen. e-sportfolio ondersteunt de organisatie waar nodig bij het uitvoeren van dergelijke verzoeken.

Voor persoonsgegevens waarvoor e-sportfolio zelf verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen.

19. Verzoek over uw persoonsgegevens

Wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten?

Neem dan contact op via:

[PRIVACY E-MAILADRES]

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek betrekking heeft op de juiste persoon.

20. Klacht indienen

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt? Neem dan eerst contact met ons of met de sportvereniging of organisatie die verantwoordelijk is voor uw portfolio op.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

21. Minderjarigen

e-sportfolio is primair bedoeld voor trainers, coaches, begeleiders en opleidingsdeelnemers.

Wanneer persoonsgegevens van minderjarigen onderdeel worden van bewijsstukken, foto’s, video’s, wedstrijdinformatie of andere portfolio-inhoud, moet de verantwoordelijke organisatie extra zorgvuldig beoordelen of deze verwerking noodzakelijk en rechtmatig is.

Gebruikers wordt gevraagd zo min mogelijk persoonsgegevens van minderjarigen in portfolio’s op te nemen.

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer:

• onze dienstverlening verandert;
• functionaliteiten worden toegevoegd;
• leveranciers veranderen;
• wet- of regelgeving wijzigt.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op e-sportfolio.nl.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen gebruikers of aangesloten organisaties hierover aanvullend worden geïnformeerd.

23. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens?

Neem contact op met:

e-sportfolio.nl
INCITE
KvK-nummer: 39073606
E-mail: zie contactformulier